कार्यक्षम आणि परिणामकारक प्रशासन Efficient and Effective Administration
कार्यक्षम आणि परिणामकारक प्रशासन Efficient and Effective Administration
अगदी प्राचीन काळातील राजे असोत किंवा सध्याच्या काळात संविधानाने घालून दिलेल्या चौकटीत काम करणारे सार्वोभोम देश असोत राज्यकारभार चालवण्यासाठी प्रशासन व्यवस्था हि आवश्यक आणि अनिवार्य बाब समजली जाते. राजाने किंवा सरकारने आखलेल्या धोरणांची अंमलबजावणी कायदे आणि नियम याच्या चौकटीत राहून करणे हे प्रशासकीय व्यवस्थेचे मुलभूत कर्तव्ये असते. सर्वसाधारणपणाने प्रशासकीय व्यवस्थेची एक उतरंड असते आणि या उतरंडमध्ये काम करणाऱ्या प्रत्येकाचे कामकाज आणि कर्तव्ये हे नेमून दिलेले असतात. या व्यवस्थेत काम करणारे लोक सेवाशर्ती आणि सेवा नियमाने काम करत असून त्यांच्यामध्ये कामकाजाबाबत एकसुरीपणा दिसून येतो. सर्वसाधारणपणे वर्ग १ ते वर्ग ४ अशी सरळ उतरंड आपल्याला प्रशासकीय व्यवस्थेमध्ये पहावयास मिळते. हि उतरंड पिरामिड सारखी असते. सरकारने आखलेली धोरणे, योजना आणि कार्यक्रम हि व्यवस्था किती कार्यक्षमपणे आणि परिणामकारकपणे राबवते त्यावर सरकारचे यश आणि एकंदर विकासाची प्रक्रिया अवलंबून असते.
कार्यक्षमता हि संज्ञा हि कामकाजाशी जोडलेली असून ती नेमून दिलेल्या वेळेत कमाल किती उदिष्टे अथवा लक्षे पूर्ण केली जातात याच्याशी निगडीत असते. एखांद्या खाजगी कंपनी कि जी गाडीसाठी लागणारे प्लास्टिक मोल्ड बनवते तेथे हि कार्यक्षमता मोजणे जास्त अवघड नसते. कारण कामगार पर्यवेक्षक आणि मनेजर यांची कार्यक्षमता हि मोल्ड बनवण्यासाठी दिलेला लक्षांक आणि तयार झालेले प्लास्टिक मोल्ड यावरून लगेच काढता येते. हे झाले वस्तूच्या बाबतीत अगदी तसे सेवांच्या बाबतीतही दिसून येते, जीवन विम्याच्या पन्नास पॉलिसी एका एजंटला एक महिन्यात विकायला दिल्या तर तेथेही कार्यक्षमतेचे मोजमाप करणे शक्य होते. मात्र प्रशासकीय व्यवस्थेमध्ये केल्या जाणारे प्रत्येक काम आणि कर्तव्याचे मोजमाप करणे क्लिष्ट आणि गुंतागुंतीचे असते. तसेच प्रत्येक कामकाजाची प्रत्येक वेळी कार्यक्षमता तपासणे हे शक्य होईलच असे नसते. उदाहरण द्यायचे झाल्यास पोलीस बंदोबस्त,शिष्टाचार, वरिष्ठ दौरे, आपत्ती कामकाज, इतर विभाग समन्वय, शंका आणि समाधान, सल्ला आणि मार्गदर्शन, विविध प्रकारची महिती पुरवणे, बैठका इत्यादी. असे असले तरी प्रशासकीय कार्यक्षमता योग्य प्रकारे मोजली जात नसल्याने अनेक समस्या निर्माण झालेल्या आपल्याला पहावयास मिळतात. जे अधिकारी कर्मचारी उत्तम आणि गतीने काम करतात त्यांना काही कालावधी नंतर नैराश्याचा सामना करावा लागतो. जे अधिकारी आणि कर्मचारी कामचुकार असतात त्यांचे फावते, नागरिकांची कामे वेळेवर होत नसल्याने त्यांचा रोष प्रशासनावर येतो आणि एकंदरच प्रशासनाची प्रतिमा मलीन होते.
वेळोवेळी कार्यक्षमता तपासावी तिचा आढावा घ्यावा हि बाब प्रशासनात म्हणावी तेवढी लोकप्रिय नसल्याने तिच्या वाटेला वरिष्ठ जात नाहीत आणि कनिष्ठही त्याबाबत आग्रह धरत नाहीत. ज्या प्रमाणे महाराष्ट्र एक्सप्रेसचा प्रवास संथपणे चालू असतो तशा प्रकारे हा प्रवास आपल्या गतीने आणि आपल्या पद्धतीने चालू असतो. नवीन नियुक्ती, पदोनती आणि सेवानिवृत्ती हि कालानुरूप आणि निरंतर चाललेली प्रक्रिया प्रशासनात आपल्याला पाहायला मिळते. कोठे तरी नवीन उप्रकम राबवला जातो. त्याची कॉपी केली जाते वाहवा मिळवली जाते आणि काही दिवसांनी तो उपक्रम सुद्धा कालबाह्य होत असतो. सरकारे आणि शासन प्रशासनाची कार्यक्षमता वाढवणे साठी सदैव प्रयत्नशील असतात. त्या प्रमाणे विविध शासन निर्णय आणि परिपत्रके काढली जातात. मात्र अशी परिपत्रके एकदा काढून झाली कि त्या शासन निर्णय आणि परिपत्रके याच्या अंमलबजावणीचा आढावा क्वचितच घेतला जाता. त्यामुळे प्रशासकीय यंत्रणा खूप हलते आणि कार्यक्षम होते असे होत नाही.
कार्यक्षमता वाढीसाठी प्रशिक्षण हा सुद्धा महत्वाचा अंग समाजाला जातो. प्रशिक्षणद्वारे ज्ञान, कौशल्ये आणि दृष्टीकोन यात वाढ होणे अपेक्षित असते. राज्य प्रशिक्षण धोरण आणि त्या अनुरूप प्रशिक्षण विषयक कार्यक्रम राबवले जातात. मात्र अधिकारी आणि कर्मचारी यांचे प्रशिक्षण गरज विश्लेषण केले जात नसल्याने प्रशिक्षण आवश्यक असते एकाला आणि दिले जाते दुसर्याला. एकंदर कार्यक्षमता वाढवणे साठी प्रशिक्षणातून फक्त उभ्या पद्धतीने कामकाज केले जात असल्याने ते आहे त्या प्रमाणात झिरपत नाही. “प्रशिक्षणातम प्रविण्यम” यातून कार्यक्षमता वाढीस लागायला हवी. कोणत्याही अधिकारी आणि कर्मचारी यांची प्रशिक्षण गरज मूल्यमापन हे कुत्रिम बुद्धीमतेच्या आधारे जर झाले तर प्रशिक्षणासाठी अधिकारी आणि कर्मचारी निवडी मध्ये जो पक्षपात आणि दुजाभाव केला जातो तो होणार नाही. योग्य वेळी योग्य कर्मचार्याला योग्य घटकांकडून प्रशिक्षण दिले गेले तर निश्चितच कार्यक्षमता आणि परिणामकारकता वाढीस लागते.
आता कार्यक्षमत आणि परिणामकारकता यातील पुसटश्या भेदाबबदल चर्चा करूया. कार्यक्षमता हि कामकाजाशी निगडीत असते मात्र परिणामकारकता कार्यक्षम सेवा दिल्याने झालेल्या योग्य बदलाशी निगडीत असते. संजय गांधी निराधार योजनेचा अर्ज लाभार्थीने जमा केल्यानंतर तो किती दिवसात मंजूर केला हि बाब कार्यक्षमतेशी निगडीत असली तरी मासिक मानधन लाभार्थीला वेळेवर पोहचल्यानंतर त्याचे राहणीमानात किंवा त्याच्या गरजा पूर्ण होण्यात किती प्रमाणात बदल झाला यावर परिणामकारकता अवलंबून असते. साहजिकच कार्यक्षमता आणि परिणामकारकता ह्या परस्परपूरकच आहेत. कार्यक्षमतेने एखांदे काम केल्याने अथवा सेवा दिल्याने त्याचा प्रभाव किती प्रमाणात साधला जातो यावर परिणामकारकता मोजता येते. मात्र असे दिसते कि आपण सर्वसाधारणपणे कार्यक्षमता मोजण्यावर भर देत असतो. परिणामकारकता किती साधली गेली आहे हे शक्यतो पहिले जात नाही. वास्तविक सुप्रशांसनात सर्वसमावेशक विकास आणि प्रगती साधण्यासाठी कार्यक्षमतेसोबतच परिणामकारकता साधण्यावर प्रशासनाने भर देणे अपेक्षित असते.
कार्यक्षमता हि संसाधनाची उपलब्धता यावरही अवलंबून असते. संसाधने मध्ये कर्मचारी, निधी, साहित्य, ज्ञान, कौशल्ये, अनुभव, नेतृत्वू आणि दृष्टीकोन याचा समावेश होत असतो. या आठ बाबींचा एकत्रित परिणाम म्हणजे कार्यक्षमता असते. प्रशासकीय कार्यक्षमता वाढीसाठी प्रशिक्षण हा जरी मुख्य घटक असला तरी अंतरवैयक्तिक संबंध, टीम वर्क आणि नेतृत्व कौशल्ये ह्या बाबी खूप महत्वाच्या ठरतात. एकाची कार्यक्षमता आणि एकत्रित कार्यक्षमता ह्या जर आपण मोजमाप पट्याच्या आधारे मोजल्या तर निश्चितच परस्पर सहकार्य आणि समन्वय यामुळे एकत्रित कार्यक्षमता उजवी ठरते. एकंदरच पाच गुणिले आठ चाळीस होते परंतु चाळीस भागिले पाच तीसच होते. त्यामुळे कामाचे योग्य नियोजन,कामाची योग्य विभागणी आणि अधिकाराचे विकेंद्रीकरण हे प्रशासकीय कार्यक्षमतेच्या दृष्टीने महत्वाचे ठरते. सर्व मीच करणार हा उत्साह लवकर मावळतो आणि त्यामुळे काहीच होत नाही.
प्रशासकीय कार्यक्षमता वाढवणे साठी अभ्यागताचे काम हे कमाल तीन कार्यालयीन भेटी मधेच होईल यासाठी आपण कटाक्ष ठेवायला पाहिजे. पहिली भेट अर्ज सादर करणे, दुसरी भेट अर्जावर चर्चा अथवा सुनावणी आणि तिसरी भेट अर्जावर निर्णय देवून तो त्याच्याकडे सपुर्त करणे. नागरिकांची माफक अपेक्षा असते कि प्रशासनाने त्यांच्या अर्जावर निर्णय घ्यावा, तो सकारात्मक कि नकारात्मक याबाबत ते जास्त आग्रही नसतात. मात्र जर आपल्यात ज्ञान, कौशल्ये आणि अनुभव याचा जर अभाव असेल तर निर्णय लवकर घेतले जात नाहीत आणि त्या मुळे प्रशासकीय कार्यक्षमता कमालीची घसरते. आपण निर्णय लवकर घेत नसल्याले त्या नागरिकाचा तर वेळेचा अपव्यय तर होतोच उलट संपूर्ण प्रशासकीय यंत्रणा अशा अनेक कामात अडकून पडते. कार्यालयात तेच तेच अभ्यागत सारखे सारखे येत नाहीत याबाबत दक्षता घ्यायची असेल तर प्रवेशद्वारावर नोंदवही ठेवणे हा उत्तम पर्याय असतो. पण ग्रामीण भागात हे जास्त आढळून येत नाही.
आपल्या हाताखालील लोक विनासायास आणि जलदगतीने नागरिकांची कामे करतात कि नाही यासाठी कार्यालय प्रमुख यांनी सजग असावे लागते. नाहीतर मी खूप कार्यक्षम आहे, मी खूप शिस्तीचा आहे आणि मी खूप पारदर्शक आहे एवढे म्हटले कि गतिमान प्रशासन होते असे अनेकांना वाटते. मात्र एकंदर प्रशासन हा एक समुच्चयवाचक शब्द असून त्यात त्या कार्यालयातील शिपाई ते अधिकारी या सर्वांचा समावेश होतो. अर्थातच प्रत्येकाची जबाबदारी अथवा उतरदायित्व टाळता येत नाही आणि तो टाळला तर यात वस्तुनिष्टतेचा दोष तयार होतो. संकलन नोंदवही आणि कार्यविवरण नोंदवही ह्या दोन प्रशासकीय कार्यक्षमता वाढवण्याच्या महत्वाच्या नोंदवह्या आहेत. जर कार्यालय प्रमुखाने मागील आठवड्यात आलेला एकूण टपाल आणि प्रत्येक शाखेच्या नोंदवह्या यांचा ताळमेळ घेतला तर प्रलंबितता लगेच बाहेर येवू शकेल. शिवाय नुसता ताळमेळ घालून उपयोग नाही तर शाखेतील कर्मचाऱ्याच्या टेबलवर महिन्यातून किमान एकदा तीन तास आढावा घेणे आवश्यक आहे. साहेब टेबल वर येवून तपासतात हि कार्यक्षमता वाढवणे साठी महत्वाची बाब ठरू शकते शकते.
बऱ्याच वेळा आपण आग्रह धरतो कि कर्मचार्यांनी सुट्टी घेवू नये आणि वेळेवर कार्यालयात येवून उशिरा पर्यंत काम करावे म्हणजे कार्यक्षम प्रशासन होईल . हे जरी काही अंशी खरे असली तरी मी याला दुजोरा देणार नाही. वास्तविक नेमून दिलेली कामे आणि ती पूर्ण करण्याची गती या कडे लक्ष देवून अधिकार्यांनी कामकाजात लवचिकता ठेवली कि कर्मचारी दुप्पट उत्साहाने कामकाज सुरु करतात आणि त्यांची कार्यक्षमता सुद्धा वाढते.कार्यक्षमता वाढवणे साठी दुसरी महत्वाची गोष्ट म्हणजे आपल्याकडून कर्मचाऱ्यांची केली जाणारी स्तुती आणि प्रशंसा आणि प्रोत्साहन. माणूस हा स्तुती आणि प्रशंसा याचा भुकेला असतो मनोवैज्ञानिक रित्या सिद्ध झाले आहे. त्या मुळे आपण जर त्यांना योग्य वेळी योग्य कामाचे कौतुक करून शाबासाक्की देत असाल तर कामाची गती वाढून निश्चितच कार्यक्षमता वाढीस लागते.
आपल्या कार्यालयातील वातावरण आणि स्वच्छता चांगली ठेवणे. कर्मचारी यांची बैठक व्यवस्था नीट नेटकी असणे, त्यांना त्यांच्या संचिका ठेवण्यास जागा उपलब्ध असणे, दुपारचे जेवण घेण्यासाठी बैठक व्यवस्था असणे, स्वच्छ स्वच्छता गृह सुविधा असणे, परिसरात वृक्षलागवड आणि बागकाम असणे, कार्यालय परिसरात कचरा-घाण-दुर्गंधी हे नसणे, या बाबी सुद्धा प्रशाकीय कार्यक्षमता वाढवणे साठी सहाय्यभूत ठरतात. कार्यालय प्रमुखाने याबाबी कडे विशेष लक्ष पुरवणे आवश्यक ठरते.
एकंदर माहिती अधिकार अधिनियम आणि सेवा हक्क अधिनियम यातील तरतुदी बाबत अधिकारी-कर्मचारी आणि सोबतच नागरिक यांच्यात जागृती झाल्याने प्रशासकीय कार्यक्षमता वाढीस लागण्यास मदत झाली आहे. मात्र जो आवश्यक असा प्रशासकीय कार्यक्षमतेचा टप्पा आहे. त्या पासून आपण अजून खूप दूर आहोत. त्यामुळे उपलब्ध असलेली संसाधने आणि काही नाविन्यपूर्ण बाबींचा स्वीकार करून आपण आपली प्रशासकीय आणि एकंदर प्रशासनाची कार्यक्षमता वाढवायला हवी. फक्त याला जोड हवी ती जबर इच्छाशक्तीची आणि सकारात्मक विचाराची. कार्यक्षम प्रशासन हि निश्चितच कोणावर लादून होणार नाही तर त्यासाठी नेतृत्व कौशल्य, टीम बिल्डींग आणि नागरिकांप्रती उतरदायित्व ह्या बाबी कार्यक्षम प्रशासनाला बुलंद आणि भक्कम करतात.
००१ /०५१ दिनांक २४.१०.२०२१
राजू नंदकर , उपजिल्हाधिकारी
९९७०२४६४१७