*कार्यालयीन वेळ व्यवस्थापनाचे २१ नियम*

                   कार्यालयात कामकाज करत असतांना “मला कामे पूर्ण करण्यासाठी वेळच शिल्लक राहत नाही” ! हे वाक्य आपण दैनंदिन व्यवहारामध्ये नेहमी ऐकतो. वेळ आणि कामे याचे गणित सोडवणे म्हणजे आपले आयुष्य रूपी घड्याळ सोपे व सुटसुटीत बनवणे असे आहे. आपल्याकडे उपलब्ध असलेला कमी वेळ आणि आपल्याला करावयाची खूप कामे यासाठी आपण आपली स्वतची वेळ व्यवस्थापन योजना कशी तयार करायची या बाबतचे विचारमंथन आपण या लेखात करणार आहोत.

वेळेचे व्यवस्थापन म्हणजे आपल्याकडे उपलब्ध असलेला वेळचा योग्य वापर व त्याचे योग्य व्यवस्थापन करून कामांची परिणामकारकता वाढवणे होय. वेळेचे योग्य नियोजन व व्यवस्थापन साधले की आपण तणावमुक्त होतो. आपली कार्यक्षमता वाढते.प्राथमिकता निश्चित करता येते आणि सर्वात महत्वाचे म्हणजे आपल्याला समाधान लाभते. आपण आपले लक्ष व ध्येय वेळेवर किंवा वेळे पूर्वी गाठता येते. आपल्या कामाची उत्पादकता वाढते. आपला आत्मविश्वास वाढतो. जीवनाचा व जगण्याचा समतोल साधला जातो. आपण आपल्या आयुष्या बाबत अधिक समाधानी व सकारात्मक होतो. वेळेचे व्यवस्थापन करत असतानी आपल्याला कामांची प्राथमिकता निश्चितता करता येणे आवश्यक आहे यासाठी आपण खालील २१ नियमांचा अंगीकार करावा.

१. नोंदवही- डायरी :आपल्यासमोर असलेली कामे बहुतांशी आपण आपल्या मेंदू मध्ये ठेवतो आणि जशी ती आठवतील त्या प्रमाणे ती करत जातो. तसेच अचानक उद्भवणारी कामे तर आपल्या समोर असतातच. या साठी आपण आपल्या कामाची एक नोंदवही अथवा डायरी तयार करणे व त्या डायरीत ही कामे लिहून ठेवणे आवश्यक ठरते, त्या मुळे प्रत्येक वेळेस काम आठवण्यासाठी मेंदूवर ताण देण्याची गरज नाही.

२. TWM सूत्र: आपल्या नोंदवही अथवा डायरी मध्ये ही कामे लिहून ठेवत असतांनी त्या कामांचे तीन प्रकारे वर्गीकरण करा. त्या वर्गीकरणास TWM म्हणायचे आहे. T (Today’s Work ) म्हणजे आजचे कामे, W (Weekly Works) म्हणजे आठवड्याचे कामे, M (Monthly Works)म्हणजे महिन्यात पूर्ण करायची कामे. अशी वर्गवारी केल्याने आपल्या कामाची तीन टप्यात प्राथमिकता निश्चितता होते.

३. ABCD प्राथमिकता: TWM कामाचे आपल्यालापरत ABCD असे प्राथमिकता नुसार वर्गीकरण करायचे आहे. A म्हणजे महत्वाचे व अत्यावश्यक असे कामे, B म्हणजे महत्वाचे पण अत्यावश्यक नाही असे कामे, C म्हणजे अत्यावश्यक पण महत्वाचे नाही असे कामे D म्हणजे अत्यावश्यक नाही व महत्वाचे नाही असे कामे. असे वर्गीकरण झाले की की आपल्याला कामाची प्राथमिकता ठरवणे व त्यातून कमी वेळात जास्तीत जास्त कामे पूर्ण करणे शक्य होते.

४. मीनी डायरी अथवा मोबाईल नोट :आपल्याला नवीन कामे किंवा नवीन कल्पना कोठे व कधीही सुचू शकतात आणि त्या जेंव्हा सुचतात त्याच वेळी त्याची नोंद घेणे आवश्यक ठरते अन्यथा त्या आपण विसरून जातो. हे टाळणे साठी एक लहान डायरी आपण आपल्या खिश्यात ठेवू शकतो किंवा आताच्या या मोबाइल च्या युगात मोबाइल मध्ये नोट सेव्ह करू शकतो. त्या नंतर अशी नोंदवलेली कामे वर्गीकरणासह मुख्य डायरी मध्ये नोंदवा.

५. अनावश्यक गोष्टी : तुमचे पाकीट, तुमची फाइल, तुमचं ड्रावर, तुमचं टेबल , तुमचा वर्ग ,तुमची रूम मधील प्रत्येक वस्तु ही दर आठवड्यात एकदा तपासणे आवश्यक आहे. अनावश्यक गोष्टी त्यातून कमी करणे ही सुद्धा वेळ व्यवस्थापनची गुरु किल्ली आहे.

६. कामाची विभागणी: आपल्यासमोर असलेली कामे आपण TWM व ABCD यात वर्गीकरण करून घेतली पाहिजेत. तसेच यातील जास्त वेळ घेणारी कामे ही काही तुकड्या मध्ये आपण विभागू शकतो किंवा ही कामे पूर्ण करतांनी आपण लहान पाऊल(baby step)घेवून पूर्ण करू शकतो.

७. कामाची माहिती घ्या : एखानदे काम सुरू करत असतांना प्रथम ते काम किती वेळ आपला घेणार आहे हे लक्षात घेवून कामास सुरुवात करा. जर आपल्याला हे माहीत नसेल की त्या कामाला किती वेळ लागणार आहे आणि आपण काम सुरू केले तर ते अर्धवट आपल्याला सोडावे लागू शकते आणि त्यामुळे आपला तर वेळ जातोच परंतु व्यक्ति नाउमेद होवून त्याची चिडचिड होते व संपूर्ण वातावरण खराब होते

८. कामांची चालढकल: कामांची चालढकल करणे हा खूप मोठा दुर्गुण आपल्यात असतो. हे आपल्याकडून कधी आजानतेपणाने तर कधी जाणिपूर्वक होते. परंतु हे आपण लक्षात ठेवावे की आपली कामे ही शेवटी आपल्यालाच करावी लागतात त्यामुळे केलल्या नियोजनात साधारण ५ टक्के तफावत आपण ठेवू शकतो

९. कामाचे वेळ मूल्यमापन: काम झाले की आपण त्या कामांचे कधीही मूल्यमापन करत नाही. वास्तविक मूल्यमापन करत राहिल्याने आपल्याला आपल्या कार्यपद्धती मध्ये अजून सुधारणा करणे शक्य होते. त्या मुळे आपली परिणामक्ता व कार्यक्षमता मध्ये भरीव वाढ होते.

१०. ऊर्जा चक्र व आपली क्षमता: आपल्या शरीराचे व मनाचे एक ऊर्जा चक्र असते. ही ऊर्जा दिवसामध्ये कमी जास्त प्रमाणात आपल्याला उपलब्ध होत असते. त्या अनुषंगाने आपण आपली ऊर्जा व आपली क्षमता विचारात घेवून कामे सोडवली पाहिजेत अथवा पूर्ण केली पाहिजेत

११. स्वतः साठी वेळ : विश्रांति व झोप ह्या आपल्यासाठी खूप आवश्यक बाब आहे. व्यायाम, प्राणायाम व योगा व ध्यानधारणा यामुळे आपल्या शरीराचा सुद्धा समतोलपणा राखला जातो. मनोरंजन, छंद व कुटुंब-मित्र-अप्तेष्ट यांचे साठी जाणीव पूर्वक आपण वेळ काढणे सुद्धा महत्वाचे व तेवढेच अत्यावश्यक आहे.

१२. नाही म्हणायला शिका : वेळ व्यवस्थापन मध्ये काही कामे जी महत्वाची नाहीत व जी आपले उदिष्ट व धेय गाठण्यास मदत करत नाहीत त्यांना आपण नाही म्हणायला शिकले पाहिजे किंवा ती कामे आपल्या TWM च्या यादीत M मासिक विभागात D वर्गीकरणात ठेवली पाहिजेत जेणेकरून आपल्याला ती आपल्या फावल्या वेळेत करता येतील .

१३. कामाची परिपूर्णता: बर्‍याच वेळा काही लोकांना प्रतेक काम ही परिपूर्ण करण्यामध्ये जास्त हौस असते. मात्र तुमची परिपूर्णता व तुमची उत्पादकता याचा मेळ घालणे आपल्याला शक्य होयला हवे. बर्‍याच वेळा प्रतेक कामात परिपूर्णता आणण्यासाठी आपण अनेक कामे सोडून देतो.

१४.कामाची निवड : असे म्हणतात की महत्वाची सर्वच कामे अत्यावश्यक नसतात आणि सर्वच अत्यावश्यक कामे ही महत्वाची नसतात त्या मुळे आपण यात निवड करण्यात आपण चुका करता कामा नये

१५.आशावादी विचार : आशावादी विचार हे वेळ व्यवस्थापन नियोजन करत असताना अनिवार्य व महत्वाचा घटक आहे त्या मुळे नियोजना प्रमाणे एखानद्या कामात अडथळा आला अथवा काम झाले नाही तर आपण आशावादी राहून ते काम T भागातून W किंवा M भागात ढकलले पाहिजे व उपलब्ध वेळेनुसार त्याला न्याय दिला पाहिजे.

१६ .विश्रांति व झोप : विश्रांति व झोप ह्या आपल्यासाठी खूप आवश्यक बाबी आहेत सरासरी 7 तास झोप व 1 तास स्वत: साठी विश्रांति ही आवश्यक व अनिवार्य बाब आहे . त्या मुळे तुमची ऊर्जा टिकून राहते

१७ .स्ट्राइक आऊट: तुमची जी कामे होणार नाहीत एकतर ती लगेच W किंवा M भागात ढकलली पाहिजेत . जी कामे झाली त्याला स्ट्राइक आऊट म्हणजे यादीतून प्रत्यक्ष न वगळता त्या लाल रेषा ने मार्क केले पाहिजे.

१८. संसाधनांचा योग्य वापर : कामे करण्यासाठी वेळेसोबतच आपल्याकडे ऊर्जा , प्रोत्साहन , कौशल्य व क्षमता आवश्यक असते. त्या मुळे या संसाधनांचा परिणामकारक वापर आपल्याला वेळ व्यवस्थापन करतानी करावा लागतो.

१९ .नियोजन –संघटन – विकेंद्रीकरण : वेळेचे नियोजन करत असतांना अत्यावश्यक बाबी कोणत्या व महत्वाच्या बाबी कोणत्या हे आपल्याला ओळखता आले पाहिजे. संघटन यात आपण प्राध्यान्यक्रम ठरवतो. ध्येय गाठण्यासाठी लक्ष निश्चिती करतो आणि ते पूर्ण करण्यासाठी पर्याय निश्चिती करतो. विकेंद्रीकरण यात कामांचे व कार्यचे जबाबदारीचे वितरण किंवा विकेंद्रीकरण आपण इतर सहकारी यांचे मध्ये करतो.

२०. 80/20 चा नियम : विलफ्रेडो पेरोटो या अर्थ शास्रज्ञ यांनी या नियमावर काम केले . यात असे संगितले जाते की २० टक्के कामे ही ८० टक्के उत्पादकता करतात तर ८० टक्के कामे ही २० टक्के उत्पादकता करतात .त्यामुळे महत्वाची व उत्पादक अशी २० टक्के कामे आपण निवडून त्याला प्राथमिकता दिली पाहिजे.

२१. वाईट सवयी : वाईट सवयी जसे अनावश्यक मोबाईल वर सर्फिंग करणे,सोशल मेडीया चा अनावश्यक वापर करणे, तंबाकू व सिगारेट व दारू चे व्यसन असणे, उशिरा झोपणे व उशिरा उठणे , अवेळी जेवण करणे या मुळे आपल्या वेळ व्यवस्थापन नियोजन योजने मध्ये अनेक अडचणी निर्माण होतात त्या मुळे या बाबींवर एकाच वेळेस जरी मात करणे शक्य नसले तरी या वाईट सवयींचा त्याग करून आपण आपली जीवनशैली उत्तम बनवली पाहिजे.

आपण वेळ व प्राथमिकता व्यवस्थापन या बाबत आपली स्वत:ची वेळ व्यवस्थापन योजना बनवून आपली कार्यक्षमता वाढवू शकतो, तसेच या मुळे आपण तणाव मुक्त होवून सकारात्मक व उत्साही होतो.

*राजीव नंदकर*

उपजिल्हाधिकारी मुंबई

बी एस्सी (कृषि), एम बी ए, एम ए.

rsnandkar@gmail.com ९९७०२४६४१७